必须掌握的电脑文档办公技巧-WORD

作者:伍良才    发布时间:2018-05-07 17:28     浏览次数 :

[返回]

必须掌握的电脑文档办公技巧-WORD

必须掌握的电脑文档办公技巧
文员秘书必备技能



 
       艺多不压身,这句老话说的的确有道理。时代在进步,科技在发展,所有现在的无论任何性质的企业单位的工作人员都越来越青睐需要综合型办公文员。这样会给企业带来更大效益,节约用人成本,同时也提高了每个岗位员工的多方面的素质能力的提高,所以就是“技不压身”。
针对我近20年的工作经验,大多数的办公文员具体工作内容是根据你所在单位安排的岗位和所属的部门来决定,但技能的提高不是仅限制于你的岗位的。现在的一般性公司或企业都有业务部、销售部、财务部、管理层、人事部(行政部)和网络部以及编辑部等常用的职能部门。如果你现在的岗位是主管助理或秘书或编辑岗位,那你就是基本的资材部的文员性质岗位,因此你要首先了解自己现所属本部门的具体工作内容是什么、职责是什么,常常结合这些来做一些报表资料、接收文件、会议记录、事务的跟踪处理等“家常便饭”,完成上级领导交待的任务。
       由此各个岗位都离不开电脑办公,那就必须先学会一个简单的办公文员的基本操作,这样就首先必须了解基本的电脑网络常识,会电脑OFFCIE办公软件的三大件(word文档排版、excle电子表格、PPT幻灯片)的基础操作,然后将日益提高自我能力。
       因此结合以上笔者看法现在向大家介绍一些最基本的文员必备办公技能,望对大家有所受益。以下的技能介绍都是在WORD或WPS环境下实现的操作知识。
 

 
一、红头文件的制作及标准

 

1、进行页面设置
选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签,上:3.7厘米 下:3.5厘米 左:2.8厘米 右:2.6厘米。选择“版式”附签,将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签,“字体设置”,“中文字体”设置为“仿宋”;“字号”设置成“三号”,单击“确定”按钮,选中“指定行网格和字符网格”;将“每行”设置成“28”个字符;“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮,这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。
2、插入页号
选择“插入”——“页码”,“位置”设置为“页面底端(页脚)”,“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮,“数字格式”设置为全角的显示格式,单击“确定”按钮,再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码,在页码两边各加上一条全角方式的短线;并将页码字号设置成“四号”;字体任意;奇数页的页码设置成右空一个汉字,偶数页的页码设置成左空一个汉字。
3、发文机关标识制作
选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项,鼠标将会变成“┼”,在Word 2000版面上单击鼠标左键,出现一个文本框,在该文本框内输入发文机关标识,输入完成后,选中该文本框,单击鼠标右键——“设置文本框格式”,在这里来设置红头的属性。
选择“颜色和线条”附签,“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签,“高度”设置成“2cm”;宽度设置成“15.5cm”。注:用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签,单击“高级”按钮,水平对齐:“对齐方式”设置成“居中”,“度量依据”设置成“页面”;垂直对齐: “绝对位置”设置成“页边距”, “下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准,“8.0cm”——上行文标准,注:用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。